Wie funktioniert eine erfolgreiche Vertragsverwaltung heutzutage?
Eine zentrale und gut eingerichtete Dokumentenverwaltung vereinfacht die Prozesse und Projekte in Unternehmen. Während die professionelle Etablierung von DMS (document management system) auch für kleine und mittelständige Betriebe attraktiv ist, weckt Vertragsverwaltung dieser Art immer noch Skepsis. Mit minimaler Einsicht zeigen sich jedoch die sinnvollen Funktionen digitalen Vertragsmanagements.
Der Vertrag im Datenbanksystem
Für ein erfolgreiches Management von Verträgen auf digitaler Ebene ist es wichtig, die Dokumente tatsächlich papierlos zu erfassen. Programme auf Sharepoint-Online-Basis, z.B von Utilitas, Microsoft Partner of the Year und führender Anbieter für Office 365, mit ihren Datenbanksystemen bauen auf der Verfügbarkeit aller Dokumente innerhalb eines Unternehmens in digitaler Form auf. Ein DMS ist effizient, schnell und flexibel, aber leidet unter einem teilweise analog geführten Büro. Ein in die Datenbank eingepflegter Vertrag wird durch Programme auf Sharepoint-Online-Basis durch Zusatzinformationen angereichert. So legt der Nutzer, welcher einen Vertrag als Dokument im System erstellt, neben dessen Status als Vertrag auch die Dauer und involvierten Parteien fest. Hierüber lassen sich beispielsweise Fristen nachvollziehen und abgelaufene Verträge sind eine Sache der Vergangenheit. Ein per Vertragsverwaltung erfasster Vertrag ist leichter zu finden, über digitale Unterschriften abgesichert und durch verschiedene Berechtigungsstufen geschützt.
Sicherheitsvorkehrungen und Rechteverwaltung
Einer der großen Vorteile von DMS, die zentralisierte Organisation, wirkt sich auch auf Verträge positiv aus. Offizielle Dokumente sind grundsätzlich auf die gleiche Art und Weise digitalisiert wie andere Daten. Sie sind zentral in einer Datenbank gespeichert und somit ist der Zugriff von jedem Computer möglich. Die verzweifelte Suche nach dem richtigen Vertrag in einem Aktenschrank entfällt durch digitale Vertragsverwaltung. Gleichzeitig unterliegt ein offizielles Dokument durch verschiedene Berechtigungsstufen einer hohen Sicherheit: nur ein Nutzer, welcher die nötigen Rechte hat, erhält auch Zugriff auf die Datei. Programme auf Sharepoint-Online-Basis sind auf diese Weise in großen Unternehmensstrukturen eine Arbeitserleichterung, ohne die Vertraulichkeit sensibler Daten auch nur im Geringsten zu gefährden.
Tiefe Integration für eine erfolgreiche Struktur
Um von einem DMS auch bei Verträgen zu profitieren ist es wichtig das Programm konsequent umzusetzen. Im Gegenzug unterstützt die Dokumentenverwaltung fast selbstständig bei der Einhaltung von Fristen und Organisation in verschiedene Berechtigungsstufen. Dieser moderne Umgang mit offiziellen Dokumenten schafft ein hohes Maß an Sicherheit und Übersichtlichkeit.
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